Conditions générales - Stages de Latitude Jeunes du Centre, Charleroi et Soignies

Règlement d’Ordre Intérieur (ROI)

Latitude Jeunes sera contrôlé par l'ONE (Office de la Naissance et de l'Enfance). Il est donc soumis à une série de règles telles que :

• respecter les convictions idéologiques, philosophiques ou politiques de l'enfant/jeune et de ses parents,

• avoir un projet pédagogique visant au développement physique, culturel et social de l'enfant/jeune,

• offrir une infrastructure adaptée, garantissant hygiène et sécurité,

• faire couvrir par des polices d'assurance notre responsabilité civile, la responsabilité civile des enfants/jeunes, le dommage corporel causé aux enfants,

• établir et respecter un règlement d'ordre intérieur,

• avoir un encadrement se composant pour tout atelier d'un coordinateur (responsable qualifié), un animateur par groupe de 8 enfants (pour les 3-5 ans) et 1 animateur pour 12 enfants (pour les 6-12 ans), dont un animateur sur trois est breveté. Les animateurs doivent attester être de bonne conduite. Des rencontres préalables à chaque atelier sont organisées par l'équipe d'animation pour dessiner le projet de l'équipe (règles de vie, évolution du groupe, lignes conductrices…).

Projet pédagogique (synthèse)

Accueillir les enfants/les jeunes pendant les congés scolaires, c’est :

• favoriser le développement et le bien-être physique selon les capacités de chacun, en stimulant le corps par la pratique d’activités dynamiques (jeux, sports, activités de plein air…).

• contribuer au développement et bien-être psychique en stimulant le potentiel créatif par la pratique d’activités d’expression, de communication, de création et d’initiation culturelle au sein du groupe.

• favoriser l’intégration sociale par l’apprentissage du vivre ensemble, la rencontre avec d’autres enfants/jeunes, par un encadrement et des activités privilégiant la coopération à la compétition offrant des espaces de négociation.

• favoriser l’apprentissage de la citoyenneté et de la participation dans un contexte démocratique

• par la mise en oeuvre d’un environnement et d’activités soucieux de favoriser l’autonomie selon le développement de l’enfant/du jeune.

• par le développement d’un environnement d’accueil et d’activités favorables à permettre l’émergence de pratiques participatives.

• favoriser le bien-être global par le plaisir et le respect du rythme de vie

• par la mise en place d’un « rythme de vacances », un rythme différent du « rythme scolaire », soucieux d’un plus grand respect des besoins et des caractéristiques de chacun au sein du groupe.

Nous nous inscrivons dans une démarche participative qui vise à rendre les enfant/jeunes acteurs de leur projet. Ainsi, les programmes sont discutés, la vie du groupe est gérée par le groupe lui-même…

Des règles de vie sont établies par les animateurs en concertation avec les enfants/jeunes. Ces règles, dont le but est clairement de permettre à chacun de s'épanouir au sein du groupe dans le respect total de ses spécificités et dans les limites imposées par le respect de l'autre, font l'objet d'un contrat moral entre le personnel encadrant et les enfants/jeunes.

Organisation générale du centre

1. Public

Nos activités sont ouvertes aux enfants et aux jeunes de 3 à 12 ans ne présentant pas d’handicap lourd (nécessitant une aide complète pour s’habiller, aller aux toilettes, se déplacer, se nourrir, communiquer ou avoir conscience des dangers).

Nos locaux ne sont pas adaptés à l’accueil d’enfants à mobilité réduite (escaliers). L’équipe d’encadrement n’est pas formée à la prise en charge d’enfants porteurs de handicap mental ou physique.

L’âge requis doit être atteint au plus tard le 1er jour de l’activité. Ne possédant pas le matériel adéquat et n’engageant pas de personnel spécifique pour effectuer les changes (puéricultrice), l’enfant doit être propre et autonome (cfr fiche médicale).

Nous nous réservons le droit de refuser l’inscription d’un participant.

2. Groupes et encadrement

Les groupes sont formés en fonction de l’âge des enfants/jeunes de manière à offrir des conditions propices au bon déroulement des activités (3-5 ans et 6-12 ans). L’équipe d’animateurs est mise en place par le coordinateur qui a comme exigence :

• L’élaboration du projet pédagogique avec l’équipe d’animation

• La gestion quotidienne de l’équipe

• Les rapports avec les parents

• La gestion des enfants/jeunes

Quant à l’équipe d’animation, elle est composée de 1 animateur pour 8 enfants de 3 à 5 ans de 1 animateur pour 12 enfants de 6 à 12 ans.

Les animateurs sont brevetés/assimilés ou bénéficient d’une expérience dans le domaine de l’accueil de l’enfant et du jeune.

Les équipes d’encadrement sont suffisantes en nombre : les normes minimales et particulières définies par le cadre légal à l’activité sont respectées.

Journée-type (horaire)
07h30 Accueil - garderie
09h00 Activité de reconnexion/rassemblement
09h15 Temps d’animation
10h00 Collation + temps libre
10h30 Temps d’animation
12h00 Dîner + temps libre
13h00 Temps calme pour les grands / Sieste pour les petits
14h00 Temps d’animation
15h30 Conseil d’enfants
15h45 Goûter
16h00 Fin de la journée – accueil parents – garderie
17h30 Fin de la garderie

3. Alimentation

L’enfant doit se munir de son repas de midi, d’une collation et d’une boisson. Sur place, seront servis :

• le goûter : collation saine + eau (yaourt, fruit…)

• de l’eau est à disposition des enfants

Pour faciliter l’organisation durant le temps de midi, les repas chauds ne sont pas autorisés.

Etant donné l’attention particulière que nous accordons à l’équilibre alimentaire de l’enfant/jeune, nous demandons aux parents de ne pas munir les enfants/jeunes de bonbons et de soda.

Rôles et responsabilités des encadrants

Les équipes d’encadrement professionnelles sont garantes du respect des valeurs et missions de Latitude Jeunes dans tous les actes qu’elles posent. Des temps d’accompagnement, de formations sont dédiés à leur connaissance et compréhension d’intégration de ce cadre.

Adresse du siège social
Latitude Jeunes Centre, Charleroi et Soignies
rue Ferrer 114 – 7170 La Hestre

Responsable
Brigitte Podevyn (Secrétaire FPS)
Tél. : 071/507 817

Coordination 0493/66 44 63

Secrétariat 071/507 817 (de 8h à 16h)

Modalités pratiques

Inscription

L’inscription se fait dans l’ordre chronologique de réception du bulletin d’inscription dûment complété, daté, signé et accompagné obligatoirement d’une vignette de mutuelle du participant affilié ou non à Solidaris Mutualité Socialiste du Centre, Charleroi et Soignies.

ATTENTION : La communication téléphonique ne vaut pas comme réservation. Elle est utile pour s’informer des disponibilités et des alternatives possibles.0

Le bulletin d’inscription doit identifier :

• le participant

• le responsable légal, le directeur de l’établissement ou le référent

• l’activité choisie

• la date d’activité

Toute inscription est fermement réservée dès réception du bulletin d’inscription.

PAF et modalités de paiement

Prix 

• 65 €/participant/semaine (5 jours) ou 52 €/participant/semaine (4 jours)

Modalités

• Le prix de participation couvre l’encadrement, l’animation, les activités (excursions, visites…), le goûter, la garderie (de 7h30 à 9h00 et de 16h00 à 17h30).

• Le paiement doit être effectué avant le début de l’atelier, au moyen du bulletin de virement, tout en respectant la communication indiquée.

Accessibilité financière pour tous

Calculée sur base d'une participation financière permettant à l'organisation de maintenir un juste équilibre afin de ne pas mettre en péril l'activité même de l'organisation. Latitude Jeunes s’efforce de maintenir la cohérence des prix dans le temps.

La participation financière des parents se doit d'être la plus réduite possible; le but étant de permettre au plus grand nombre de participer à ces activités (démocratisation de l’accès).

L'ensemble des frais est pris en charge par l'organisation à partir de la prise en charge de l’enfant/jeune. Aucun frais supplémentaire n'est réclamé aux parents (excursions, activités diverses).

A ce niveau, il est possible de procéder au paiement en plusieurs mensualités (à la demande).

Enfants/jeunes à besoins spécifiques

Latitude Jeunes accueille des enfants/jeunes à besoins spécifiques. L’inscription sera effective après un contact avec la responsable pédagogique.

Lieux d’activités

Les enfants sont accueillis dans les locaux d’écoles des communes de La Louvière, Manage, Fontaine-l’Evêque et Charleroi ainsi qu’à la Maison des Cool Heures de Marchienne-au-Pont.

Nous préservons et encourageons le désir de découvrir de l’enfant/jeune en organisant des espaces de vie adaptés à ses besoins (espaces jeux, mobilier pour les plus petits, livres, psychomotricité, repos, créativité…).

Modalités de la surveillance médicale préventive des participants

Après la réservation d’un atelier, les parents reçoivent une fiche médicale que, pour leur enfant/jeune, nous leur demandons de compléter ; une attention particulière est portée aux vaccinations.

Les participants ayant des problèmes de santé particuliers et/ou traitement médical doivent en avertir Latitude Jeunes par le biais de la fiche médicale.

Il va de soi qu'au moindre problème les parents seront immédiatement prévenus.

Tous les animateurs reçoivent des consignes strictes en ce qui concernent la sécurité et l'hygiène et tiennent compte des fiches médicales rentrées par les parents.

Une trousse de secours générale est disponible sur chaque lieu d’activités. Une mini trousse de secours est emportée par les animateurs lors des sorties extérieures.

Aucun médicament par voie orale ne sera administré à l’enfant (sauf sur prescription écrite du médecin de l’enfant/jeune).

Attention : si l’enfant/jeune suit un traitement médical, les médicaments seront remis au début de l’atelier, accompagnés d’un écrit du médecin de l’enfant spécifiant les horaires et doses à respecter.

Droit à l’image

Durant les activités, l’institution peut être amenée à photographier et/ou filmer les participants et utiliser les clichés afin d’illustrer les activités sur nos différents supports de communication. Seuls les parents ou tuteurs légaux peuvent émettre un avis défavorable qui sera notifié aux personnes responsables avant le début de l’activité.

Matériel à amener

Les enfants/jeunes emporteront avec eux un tablier nominatif.

Pour les petits, prévoir une tenue de rechange.

Le système de nominettes sur les objets personnels des enfants est vivement conseillé. Il diminue fortement le risque de perte des effets.

Les GSM, consoles de jeux, lecteur de musique ne sont pas autorisés sur les lieux d’activités.

Nous attirons l’attention sur le fait que nous déclinons toute responsabilité en cas de perte de tout objet personnel.

Polices d’assurances

L’asbl dispose des assurances suivantes qui couvrent notamment les périodes pendant lesquelles sont organisés les ateliers (Détente, Printemps, Eté, Automne) :

• RC Entreprises – N° de police : 32.712.889

• Assurance loi – N° de police : 48.023.482

• Accident corporel personnel non assujetti – N° de police : 48.023.672

• RC Assurance associations sportives, culturelles et d’agrément N° de police : 36.930.122

Une assurance responsabilité civile est souscrite par Latitude Jeunes afin de couvrir tout dégât éventuel occasionné par un membre du personnel encadrant.

Dégâts

Tout dégât ou toute détérioration provoqué par négligence ou mauvaise volonté sera porté en compte des parents sur base de facture.

Annulation - absence

Annulation de notre fait

Nous nous réservons le droit d’annuler une activité au plus tard 10 jours calendrier avant le début de l’activité. Toute annulation de notre part donnera lieu au remboursement intégral des sommes versées sans dommages et intérêts.

Annulation d’un participant

Sauf cas de force majeure (hospitalisation, accident ou maladie), toute inscription annulée entraîne les frais suivants :

• à + de 15 jours calendrier avant la date de l’activité = 5€ de frais de dossier

• entre 15 et 8 jours calendrier avant la date de l’activité = 25% du prix public reste dû

• dans les 7 jours calendriers précédents le début de l'activité ou le 1er jour de l'activité ou pendant l'activité = 100% du prix public reste dû

Toute annulation d’un participant doit être notifiée par écrit à l’institution.

Absence d’un participant

• Absence le 1er jour de l’activité : en cas de non présentation le 1er jour sans en avertir le service, il ne sera effectué aucun remboursement sauf cas de force majeure (maladie, hospitalisation ou accident) justifiée par un certificat médical. De plus, l’institution se réserve le droit de refuser les prochaines inscriptions.

• Absence pendant l’activité : l’absence, non justifiée par un certificat médical, d’un ou de plusieurs jours ne donne lieu à aucune réduction ni remboursement.

Règles de vie et sanctions

Renvoi d’un participant

Les participants dont le comportement irait à l’encontre du bon déroulement de l’activité seront renvoyés par l’institution et devront être repris le jour même par les parents (ou le référent) à leurs frais. Aucun remboursement ne sera consenti.

Pour tous les autres cas non-repris ci-dessus, aucun remboursement ne sera octroyé.

Plaintes et litiges

Toute plainte concernant les conditions susmentionnées doit être adressée dans le mois qui suit la fin de l’activité à l’asbl Latitude Jeunes du Centre, Charleroi et Soignies – rue Ferrer 114 à 7170 La Hestre.

Politique de confidentialité

En tant que responsable du traitement des données, Latitude Jeunes asbl (nommée Latitude Jeunes ou encore l’association dans le présent écrit) récolte un certain nombre de données à caractère personnel auprès de ses volontaires, de ses employés, de ses membres, des usagers des services qu’elle propose et de ses partenaires. Ces données sont traitées dans la mesure nécessaire à la gestion de leur participation aux activités organisées par Latitude Jeunes ou en partenariat avec Latitude Jeunes et de leur relation administrative et juridique avec elle. Les données en question ne sont traitées qu’en vue de satisfaire l’objet social de l’association et les finalités limitativement énumérées dans le présent document.

Utilisation des données

Ainsi, l’association peut être amenée à utiliser les données d’identification de ses volontaires, de ses employés, de ses membres, des usagers des services qu’elle propose et de ses partenaires (nom, prénom, âge,  adresse, e-mail, téléphone, numéro de registre national, numéro d’affiliation Solidaris, association ou organisme) afin de leur transmettre directement des informations utiles relatives :

• aux activités et évènements liés aux projets de Latitude Jeunes ou organisés en partenariat avec Latitude Jeunes;

• aux activités et manifestations culturelles et sociales organisées par Latitude Jeunes ou soutenues par elle ;

• aux offres d’emploi en rapport avec Latitude Jeunes ;

Obligations légales

Afin de respecter ses obligations légales, Latitude Jeunes est tenue de communiquer certaines données à plusieurs tiers. Latitude Jeunes ne communique que les données strictement nécessaires à l’exécution de ces obligations.

L’association est susceptible de transmettre des données vers l’Office National de l’Enfance (O.N.E.) et la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Inscription : formulaire papier et web/application

Afin de valider la possibilité d’octroyer un tarif préférentiel, Latitude Jeunes interroge le service Assurance Complémentaire de la mutualité Solidaris Wallonie ou de la Fédération des Mutualités Socialistes du Brabant afin de vérifier si le jeune inscrit est bénéficiaire des avantages. Dans ce cadre, Latitude Jeunes communique à ce service les données d’identification de l’enfant (numéro de registre national, nom, prénom).

Communication des données après accord

Latitude Jeunes ne communique aucune donnée à caractère personnel à des tiers sans le consentement des personnes concernées. Latitude Jeunes a identifié des catégories de tiers qui, moyennant l’accord de la ou des personnes concernées, pourraient éventuellement se voir communiquer des données personnelles d’identification (nom, prénom, adresse, e-mail, téléphone, association ou organisme). Il s’agit de :

• Partenaires de Latitude Jeunes afin de mener des projets en collaboration

• Presse et média dans le cadre d’interview/de témoignages

Afin de respecter le consentement de la personne ou de l’association concernée par une demande de contact par un tiers (par exemple pour des demandes d’interview, de témoignages, d’interventions hors du cadre des missions de la Latitude Jeunes), il sera de règle que les coordonnées du tiers demandeur soient transmises à la personne ou à l’association en question. Celle-ci pourra donc décider de prendre contact ou non avec ce tiers. Exceptionnellement, les coordonnées de la personne ou de l’association pourraient être transmises à un tiers mais seulement avec l’accord écrit de celle-ci. La personne ou l’association est en droit de retirer son accord à tout moment moyennant communication écrite.

 Quelles données sont traitées et pourquoi ?

Pour les raisons ci-dessus indiquées, Latitude Jeunes asbl peut traiter vos données :

• d’identification : nom, prénom, sexe, nationalité, numéro de registre national, adresse, numéro de téléphone…

• relatives aux frais de participation et aux défraiements

• médicales

Les informations collectées par Latitude Jeunes asbl nous aident à confirmer l’identité, à contacter, à mieux comprendre, à soutenir et à garantir la sécurité de nos participants et nous permettent d’apporter des améliorations continues à notre site internet. Nous pouvons également utiliser ces informations à des fins de marketing, par exemple pour vous envoyer une newsletter ou vous informer sur nos actions ou concours éventuels.

Latitude Jeunes transmet également des données d’identification vers les tiers subsidiants afin de rencontrer les exigences d’éligibilité à l’obtention de subsides de fonctionnement.

Les personnes habilitées à accéder aux données et à les utiliser

Les types de données énumérées ci-dessus ne sont accessibles qu’aux employé·e·s de Latitude Jeunes asbl et à certain·e·s volontaires dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions.

Tous les membres du personnel et bénévoles Latitude Jeunes sont, par ailleurs, strictement tenus au respect des règles de confidentialité pour l’ensemble des données personnelles gérées par l’association.

Ceci implique :

• l’obligation de ne pas accéder ou chercher à accéder à des données qui ne sont pas strictement nécessaires à l’exécution de leurs missions ;

• l’interdiction de divulguer ou de permettre l’accès, sans accord des propriétaires, à des données personnelles dont ils ont connaissance hors ce qui est nécessaire à l’exercice de leurs missions.

La durée de conservation des données

Les données d’identification

Les données d’identification des personnes participant ou ayant participé aux activités de Latitude Jeunes, sont conservées pour la durée nécessaire, sauf avis contraire exprimé par écrit par le propriétaire des données ou ses représentants légaux, aux fins :

• de certifier la réalité de leur participation aux activités ;

• de la réalisation des prestations et missions convenues (marchés publics,…) ;

• du suivi de leurs mandats ;

• du suivi de leur demande de participation à des activités de Latitude Jeunes ;

• de contrôles des activités par les pouvoirs subsidiants.

Données relatives aux frais de participations et aux défraiements

Ces données sont conservées jusqu’à prescription des dettes éventuelles.

Données médicales

Les données médicales sont conservées pour le temps nécessaire au traitement des activités auxquelles elles se rapportent.

Les droits reconnus aux propriétaires des données

Conformément à la législation, vous avez le droit d’obtenir confirmation que vos données sont traitées par Latitude Jeunes asbl et le droit d’y accéder.

Pour autant que vos droits n’entrent pas en contradiction avec les obligations légales auxquelles est soumise Latitude Jeunes asbl, vous avez également le droit, pour les données qui vous concernent, de :

• demander la rectification de toute donnée inexacte ou incomplète ;

• demander la suppression de toute donnée ;

• vous opposer au traitement d’une donnée ;

• d’exercer votre droit à l’oubli numérique (droit d’effacement) ;

• demander la limitation de traitement de vos données ;

• ne pas être soumis à une décision automatisée.

Le DPO

Le DPO est joignable via l’adresse mail 300.privacy@solidaris.be avec la mention « Latitude Jeunes » ou via courrier adressé Place St-Jean, 1-2, 1000 Bruxelles.

Autorité de contrôle

Depuis le 25 mai 2018, l’Autorité de protection des données (APD) est le successeur de la Commission de la protection de la vie privée. L’APD est un organe de contrôle indépendant chargé de veiller au respect des principes fondamentaux de la protection des données à caractère personnel.