Conditions générales - Séjours enfants et jeunes

1. Modalités d’inscription

Comment inscrire mon enfant à un séjour ?

1) Remplir le formulaire

· Soit en ligne via le présent site www.lesassociationssolidaris.be, rubrique "Stages et séjours" pour enfants et jeunes.
· Soit au moyen du bulletin d’inscription repris en page 46 de la brochure papier

Le formulaire version papier peut être envoyée de 2 manières :
· Soit par scan/photo à l’adresse mail de l’asbl organisatrice du séjour
· Soit par voie postale, à l’adresse de l’asbl organisatrice du séjour

Les coordonnées des asbl organisatrices (régionales de Latitude Jeunes) se trouvent au bas du descriptif de chaque séjour.

Pour les enfants et les jeunes avec un handicap et/ou des besoins particuliers, un contact préalable avec l’équipe est obligatoire.

Pour toute demande d’inscription, vous recevrez un accusé de réception. Les demandes sont traitées dans l’ordre chronologique de leur réception.

2) Payer l'acompte

Dans les 15 jours qui suivent, un courrier de confirmation d'inscription et de demande d’acompte ainsi que les documents obligatoires à remplir vous seront envoyés.

Néanmoins, le prix ne doit pas être un obstacle à la participation des enfants/jeunes à nos activités. Un étalement de paiement est réalisable en le demandant le plus rapidement possible et avant l’échéance de la facture. N’hésitez pas à prendre contact avec la coordination de l’asbl organisatrice pour évoquer en toute confiance une situation particulière.

2. Conditions d’annulation

Annulation d’une activité par l’organisateur
En cas d’annulation du séjour par l’organisateur, les sommes versées seront remboursées intégralement et sans frais.

Exclusion d'un participant
En cas d’exclusion d’un participant ou d’une participante en cours de séjour pour non-respect des règles de vie ou mise en danger du groupe, aucun remboursement ne sera effectué.

Annulation d’une activité par le participant
En cas d’annulation par le participant ou la participante et quel que soit le délai, les motifs justifiant un remboursement intégral sans frais des journées d’absence sont : le certificat médical (maladie, hospitalisation) ; l’attestation funéraire pour décès d’un proche jusqu’au second degré ; tout autre justificatif écrit à l’appréciation de la direction.

Une annulation hors motif ci-dessus entraine l’obligation de payer les frais suivants et ce, que l’acompte et/ou le solde ait déjà été payé ou soit encore dû :
· à + de 31 jours calendrier avant la date de l’activité : une somme forfaitaire de 15€ de frais de dossier
· entre 30 et 15 jours calendrier avant la date de l’activité : 25% du prix
· entre 14 et 8 jours calendrier avant la date de l’activité : 50% du prix
· dans les 7 jours calendrier précédents le début de l’activité ou le 1er jour de l’activité ou pendant l’activité : 100% du prix reste dû

3. Avantage Jeunes Solidaris

L’avantage jeunes de Solidaris... Pour des vacances encore plus accessibles !

Pour les séjours résidentiels organisés par Latitude Jeunes pendant les périodes de vacances scolaires, Solidaris rembourse :
· 35 € par nuitée,
· 50 € par nuitée pour les séjours organisés par Latitude Jeunes pour les enfants en situation de handicap.

Cet avantage est limité à maximum 8 nuitées par année civile.

Comment en bénéficier ?

· Être affilié·e chez Solidaris.
· Être en ordre de cotisations complémentaires.
· Le ou la bénéficiaire doit avoir moins 18 ans accomplis le jour du début du séjour.

Pour un séjour organisé par Latitude Jeunes, vous n’avez aucune démarche à effectuer ! Dès l’inscription, Latitude Jeunes prend contact avec la mutualité Solidaris pour obtenir l’intervention qui sera automatiquement déduite du montant qui vous sera facturé.

Bon à savoir, que l'on soit affilié·e chez Solidaris ou pas :
· Les séjours pour les enfants de moins de 14 ans sont déductibles fiscalement;
· Une assurance annulation est incluse pour les séjours hors Belgique.

Politique de confidentialité

En tant que responsable du traitement des données, Latitude Jeunes ASBL (nommée Latitude Jeunes ou encore l’association dans le présent écrit) récolte un certain nombre de données à caractère personnel auprès de ses volontaires, de ses employés, de ses membres, des usagers des services qu’elle propose et de ses partenaires. Ces données sont traitées dans la mesure nécessaire à la gestion de leur participation aux activités organisées par Latitude Jeunes ou en partenariat avec Latitude Jeunes et de leur relation administrative et juridique avec elle. Les données en question ne sont traitées qu’en vue de satisfaire l’objet social de l’association et les finalités limitativement énumérées dans le présent document.

1. Utilisation des données

Ainsi, l’association peut être amenée à utiliser les données d’identification de ses volontaires, de ses employés, de ses membres, des usagers des services qu’elle propose et de ses partenaires (nom, prénom, âge,  adresse, e-mail, téléphone, numéro de registre national, numéro d’affiliation Solidaris, association ou organisme) afin de leur transmettre directement des informations utiles relatives :

• aux activités et évènements liés aux projets de Latitude Jeunes ou organisés en partenariat avec Latitude Jeunes;

• aux activités et manifestations culturelles et sociales organisées par Latitude Jeunes ou soutenues par elle ;

• aux offres d’emploi en rapport avec Latitude Jeunes ;

2. Obligations légales

Afin de respecter ses obligations légales, Latitude Jeunes est tenue de communiquer certaines données à plusieurs tiers. Latitude Jeunes ne communique que les données strictement nécessaires à l’exécution de ces obligations.

L’association est susceptible de transmettre des données vers l’Office National de l’Enfance (O.N.E.) et la Fédération Wallonie-Bruxelles.

3. Inscription : formulaire papier et web/application

Afin de valider la possibilité d’octroyer un tarif préférentiel, Latitude Jeunes interroge le service Assurance Complémentaire de la mutualité Solidaris Wallonie ou de la Fédération des Mutualités Socialistes du Brabant afin de vérifier si le jeune inscrit est bénéficiaire des avantages. Dans ce cadre, Latitude Jeunes communique à ce service les données d’identification de l’enfant (numéro de registre national, nom, prénom).

4. Communication des données après accord

Latitude Jeunes ne communique aucune donnée à caractère personnel à des tiers sans le consentement des personnes concernées. Latitude Jeunes a identifié des catégories de tiers qui, moyennant l’accord de la ou des personnes concernées, pourraient éventuellement se voir communiquer des données personnelles d’identification (nom, prénom, adresse, e-mail, téléphone, association ou organisme). Il s’agit de :

• Partenaires de Latitude Jeunes afin de mener des projets en collaboration

• Presse et média dans le cadre d’interview/de témoignages

Afin de respecter le consentement de la personne ou de l’association concernée par une demande de contact par un tiers (par exemple pour des demandes d’interview, de témoignages, d’interventions hors du cadre des missions de la Latitude Jeunes), il sera de règle que les coordonnées du tiers demandeur soient transmises à la personne ou à l’association en question. Celle-ci pourra donc décider de prendre contact ou non avec ce tiers. Exceptionnellement, les coordonnées de la personne ou de l’association pourraient être transmises à un tiers mais seulement avec l’accord écrit de celle-ci. La personne ou l’association est en droit de retirer son accord à tout moment moyennant communication écrite.

5. Quelles données sont traitées et pourquoi ?

Pour les raisons ci-dessus indiquées, Latitude Jeunes ASBL peut traiter vos données :

• d’identification : nom, prénom, sexe, nationalité, numéro de registre national, adresse, numéro de téléphone…

• relatives aux frais de participation et aux défraiements

• médicales

Les informations collectées par Latitude Jeunes ASBL nous aident à confirmer l’identité, à contacter, à mieux comprendre, à soutenir et à garantir la sécurité de nos participants et nous permettent d’apporter des améliorations continues à notre site internet. Nous pouvons également utiliser ces informations à des fins de marketing, par exemple pour vous envoyer une newsletter ou vous informer sur nos actions ou concours éventuels.

Latitude Jeunes transmet également des données d’identification vers les tiers subsidiants afin de rencontrer les exigences d’éligibilité à l’obtention de subsides de fonctionnement.

6. Les personnes habilitées à accéder aux données et à les utiliser

Les types de données énumérées ci-dessus ne sont accessibles qu’aux employé·e·s de Latitude Jeunes ASBL et à certain·e·s volontaires dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions.

Tous les membres du personnel et bénévoles Latitude Jeunes sont, par ailleurs, strictement tenus au respect des règles de confidentialité pour l’ensemble des données personnelles gérées par l’association.

Ceci implique :

• l’obligation de ne pas accéder ou chercher à accéder à des données qui ne sont pas strictement nécessaires à l’exécution de leurs missions ;

• l’interdiction de divulguer ou de permettre l’accès, sans accord des propriétaires, à des données personnelles dont ils ont connaissance hors ce qui est nécessaire à l’exercice de leurs missions.

7. La durée de conservation des données

Les données d’identification

Les données d’identification des personnes participant ou ayant participé aux activités de Latitude Jeunes, sont conservées pour la durée nécessaire, sauf avis contraire exprimé par écrit par le propriétaire des données ou ses représentants légaux, aux fins :

• de certifier la réalité de leur participation aux activités ;

• de la réalisation des prestations et missions convenues (marchés publics,…) ;

• du suivi de leurs mandats ;

• du suivi de leur demande de participation à des activités de Latitude Jeunes ;

• de contrôles des activités par les pouvoirs subsidiants.

Données relatives aux frais de participations et aux défraiements

Ces données sont conservées jusqu’à prescription des dettes éventuelles.

Données médicales

Les données médicales sont conservées pour le temps nécessaire au traitement des activités auxquelles elles se rapportent.

8. Les droits reconnus aux propriétaires des données

Conformément à la législation, vous avez le droit d’obtenir confirmation que vos données sont traitées par Latitude Jeunes ASBL et le droit d’y accéder.

Pour autant que vos droits n’entrent pas en contradiction avec les obligations légales auxquelles est soumise Latitude Jeunes ASBL, vous avez également le droit, pour les données qui vous concernent, de :

• demander la rectification de toute donnée inexacte ou incomplète ;

• demander la suppression de toute donnée ;

• vous opposer au traitement d’une donnée ;

• d’exercer votre droit à l’oubli numérique (droit d’effacement) ;

• demander la limitation de traitement de vos données ;

• ne pas être soumis à une décision automatisée.

9. Le DPO

Le DPO est joignable via l’adresse mail 300.privacy@solidaris.be avec la mention « Latitude Jeunes » ou via courrier adressé Place St-Jean, 1-2, 1000 Bruxelles.

10. Autorité de contrôle

Depuis le 25 mai 2018, l’Autorité de protection des données (APD) est le successeur de la Commission de la protection de la vie privée. L’APD est un organe de contrôle indépendant chargé de veiller au respect des principes fondamentaux de la protection des données à caractère personnel.