Conditions générales des Stages d’Esenca jeunesse Liège

1. Généralités

Toutes les vacances collectives organisées par l’asbl Latitude Jeunes Liège sont :

• agréées par l’ONE,

• accessibles peu importe le genre, l’affiliation à une mutualité, l’origine…

• ouvertes à toute personne remplissant les conditions d’âge au moment de l’activité,

• encadrées par des animateurs et animatrices bénévoles, formés (brevetés ou en passe d’obtenir leur brevet reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles).

(Attention : les stages et séjours organisés par les partenaires renseignés dans cette brochure sont encadrés par LEURS animateurs et responsables).

2. Modalités d'inscription

1. Vous remplissez le bulletin de demande d’inscription

Via le bulletin inclus dans cette brochure
Ou via le site lesassociationssolidaris.be/vacances.

2. Nous inscrivons l’enfant

Les demandes sont traitées dans l’ordre chronologique de réception. Le nombre de places est limité.

Après la date limite d’inscription (communiquée sur notre site internet) ou quand la plaine est complète, il est possible de s’inscrire sur une liste d’attente. Seules les demandes dûment complétées seront prises en considération. Pour les activités Esenca Jeunesse et pour tous les enfants ayant besoin d’un encadrement particulier, un contact préalable avec l’équipe est obligatoire. Nous constituons les groupes de manière à ce qu’ils soient homogènes et équilibrés, afin que tous les enfants s’y sentent bien.

Si l’inscription est acceptée, nous vous envoyons :

• la confirmation et la demande de payement

• le document d’informations générales

• la fiche signalétique et médicale à remplir ainsi qu’un document « Données médicales ».

3. Vous payez la facture d’acompte

Attention : sans paiement après 2 semaines, nous pourrions être amenés à annuler l'inscription pour laisser la place à un autre enfant. Si vous souhaitez annuler, merci de prévenir le plus rapidement possible. Dans les 2 cas, des frais d'annulation s'appliqueront (voir point 5)

4. Nous précisons les informations pratiques

Peu avant le stage, vous recevez les informations pratiques et d’éventuels documents complémentaires à remplir.

3. Acompte et solde

Le montant de l’acompte est équivalent au prix total diminué, pour les affiliés Solidaris, du montant de l’avantage jeunes.

Une facture finale sera envoyée après le stage dans le cas où l’enfant n’avait pas ou plus droit à cet avantage.

Le prix ne doit pas être un obstacle à la participation des enfants/jeunes à nos activités. Un étalement de paiement est possible en le demandant le plus rapidement possible et avant l’échéance de la facture. N’hésitez pas à prendre contact avec la coordination pour évoquer en toute confiance une situation particulière.

4. Avantages financiers

Les affiliés Solidaris en ordre de cotisations à l’assurance complémentaire bénéficient d’une intervention de leur mutualité, qui leur est octroyée sous forme de réduction via le système du tiers-payant. Cet avantage est limité à 25 jours par année civile (30 jours pour les enfants en situation de handicap). Au-delà, le prix plein sera appliqué.

Les affiliés à une autre mutualité peuvent demander une attestation de participation. D’autre part, tout parents d’un enfant de moins de 14 ans (21 ans pour les enfants en situation de handicap) ayant participé à un de nos stages recevra une attestation afin de bénéficier d’une réduction fiscale.

5. Conditions d'annulation

Annulation par l’organisateur

L’asbl Latitude Jeunes se réserve le droit d’annuler une de ses activités si le nombre de participants minimum n’est pas atteint. Dans ce cas, le participant n’aura droit à aucune indemnité en dehors du remboursement des sommes versées. L’organisateur

mettra toutefois tout en œuvre pour proposer au participant une autre activité de remplacement.

Exclusion d’un participant

En cas d’exclusion en cours d’activité pour non-respect des règles de vie, mise en danger du groupe ou dissimulation d’informations importantes lors de l’inscription, aucun remboursement ne sera effectué.

Annulation d’une activité par un participant

Toute annulation doit obligatoirement être notifiée par écrit.

En cas d’annulation par le participant et quel que soit le délai, les motifs justifiant un remboursement intégral sans frais des journées d’absence sont :

• Le certificat médical (maladie, accident, hospitalisation) ;

• L’attestation funéraire pour décès d’un proche jusqu’au second degré ;

• Tout autre justificatif écrit à l’appréciation de la direction.

Une annulation hors motif ci-dessus entraine l’obligation de payer les frais suivants :

- à + de 15 jours calendrier avant la date de l’activité : somme forfaitaire de 5€ de frais de dossier - entre 15 et 8 jours calendrier avant la date de l’activité : 25% du prix - dans les 7 jours calendriers précédents le début de l’activité ou le 1er jour de l’activité ou pendant l’activité : 100% du prix reste dû.

6. Soins de santé et assurance

Les participants ayant des problèmes de santé particuliers et/ou traitement médical, doivent en avertir l’asbl Latitude Jeunes par le biais de la fiche signalétique et médicale qui sera envoyée à chaque participant et qui doit être complétée par un responsable. Les traitements médicaux doivent être indiqués par un médecin.

Une assurance spécifique contractée par l’asbl Latitude Jeunes, couvre l’assistance médicale, la responsabilité civile et les accidents corporels des participants dans le cadre activités organisées pendant le stage.

Les bagages et objets personnels sous la responsabilité du participant ne sont couverts par aucune assurance de l’asbl Latitude Jeunes qui décline toute responsabilité pour les pertes, vols ou détériorations de ces objets

Les bagages et objets personnels sous la responsabilité du participant ne sont couverts par aucune assurance de l'asbl Latitude Jeunes qui décline toute responsabilité pour les pertes, vols ou détériorations de ces objets

7. Droit à l'image

Si vous marquez votre accord, la participation aux activités de l’asbl Latitude Jeunes donne à celle-ci l’autorisation expresse et sans réserve de reproduire, d’utiliser ou de diffuser les prises de vues photographiques et/ou vidéos réalisées par l’équipe dans le cadre de leurs publications (brochures, outils pédagogiques…). Une clause permettant au participant ou son responsable de formuler expressément son choix dans ce cadre est incluse dans la fiche signalétique.

8. Vos données personnelles

Vos données sont traitées conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection de données à caractère personnel. Les modalités de traitement des données sont détaillées dans les mentions légales disponibles sur notre site internet www.lesassociationssolidaris.be À tout moment vous pouvez exercer votre droit d’accès aux données vous concernant, les modifier, supprimer ou exercer votre droit d’opposition. Pour ce faire, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse suivante : dpo.liege@solidaris.be avec la mention « Latitude Jeunes » ou via courrier adressé rue Douffet 36 à 4020 Liège.

9. Renseignements complémentaires

Pour tous renseignements complémentaires, n’hésitez pas à vous mettre en rapport avec :
Latitude Jeunes Liège/ Esenca Jeunesse
Rue Douffet, 36 - 4020 LIEGE
esenca.liege@solidaris.be • 04 341 63 06

Politique de confidentialité

En tant que responsable du traitement des données, Latitude Jeunes ASBL (nommée Latitude Jeunes ou encore l’association dans le présent écrit) récolte un certain nombre de données à caractère personnel auprès de ses volontaires, de ses employés, de ses membres, des usagers des services qu’elle propose et de ses partenaires. Ces données sont traitées dans la mesure nécessaire à la gestion de leur participation aux activités organisées par Latitude Jeunes ou en partenariat avec Latitude Jeunes et de leur relation administrative et juridique avec elle. Les données en question ne sont traitées qu’en vue de satisfaire l’objet social de l’association et les finalités limitativement énumérées dans le présent document.

1. Utilisation des données

Ainsi, l’association peut être amenée à utiliser les données d’identification de ses volontaires, de ses employés, de ses membres, des usagers des services qu’elle propose et de ses partenaires (nom, prénom, âge,  adresse, e-mail, téléphone, numéro de registre national, numéro d’affiliation Solidaris, association ou organisme) afin de leur transmettre directement des informations utiles relatives :

• aux activités et évènements liés aux projets de Latitude Jeunes ou organisés en partenariat avec Latitude Jeunes;

• aux activités et manifestations culturelles et sociales organisées par Latitude Jeunes ou soutenues par elle ;

• aux offres d’emploi en rapport avec Latitude Jeunes ;

2. Obligations légales

Afin de respecter ses obligations légales, Latitude Jeunes est tenue de communiquer certaines données à plusieurs tiers. Latitude Jeunes ne communique que les données strictement nécessaires à l’exécution de ces obligations.

L’association est susceptible de transmettre des données vers l’Office National de l’Enfance (O.N.E.) et la Fédération Wallonie-Bruxelles.

3. Inscription : formulaire papier et web/application

Afin de valider la possibilité d’octroyer un tarif préférentiel, Latitude Jeunes interroge le service Assurance Complémentaire de la mutualité Solidaris Wallonie ou de la Fédération des Mutualités Socialistes du Brabant afin de vérifier si le jeune inscrit est bénéficiaire des avantages. Dans ce cadre, Latitude Jeunes communique à ce service les données d’identification de l’enfant (numéro de registre national, nom, prénom).

4. Communication des données après accord

Latitude Jeunes ne communique aucune donnée à caractère personnel à des tiers sans le consentement des personnes concernées. Latitude Jeunes a identifié des catégories de tiers qui, moyennant l’accord de la ou des personnes concernées, pourraient éventuellement se voir communiquer des données personnelles d’identification (nom, prénom, adresse, e-mail, téléphone, association ou organisme). Il s’agit de :

• Partenaires de Latitude Jeunes afin de mener des projets en collaboration

• Presse et média dans le cadre d’interview/de témoignages

Afin de respecter le consentement de la personne ou de l’association concernée par une demande de contact par un tiers (par exemple pour des demandes d’interview, de témoignages, d’interventions hors du cadre des missions de la Latitude Jeunes), il sera de règle que les coordonnées du tiers demandeur soient transmises à la personne ou à l’association en question. Celle-ci pourra donc décider de prendre contact ou non avec ce tiers. Exceptionnellement, les coordonnées de la personne ou de l’association pourraient être transmises à un tiers mais seulement avec l’accord écrit de celle-ci. La personne ou l’association est en droit de retirer son accord à tout moment moyennant communication écrite.

5. Quelles données sont traitées et pourquoi ?

Pour les raisons ci-dessus indiquées, Latitude Jeunes ASBL peut traiter vos données :

• d’identification : nom, prénom, sexe, nationalité, numéro de registre national, adresse, numéro de téléphone…

• relatives aux frais de participation et aux défraiements

• médicales

Les informations collectées par Latitude Jeunes ASBL nous aident à confirmer l’identité, à contacter, à mieux comprendre, à soutenir et à garantir la sécurité de nos participants et nous permettent d’apporter des améliorations continues à notre site internet. Nous pouvons également utiliser ces informations à des fins de marketing, par exemple pour vous envoyer une newsletter ou vous informer sur nos actions ou concours éventuels.

Latitude Jeunes transmet également des données d’identification vers les tiers subsidiants afin de rencontrer les exigences d’éligibilité à l’obtention de subsides de fonctionnement.

6. Les personnes habilitées à accéder aux données et à les utiliser

Les types de données énumérées ci-dessus ne sont accessibles qu’aux employé·e·s de Latitude Jeunes ASBL et à certain·e·s volontaires dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions.

Tous les membres du personnel et bénévoles Latitude Jeunes sont, par ailleurs, strictement tenus au respect des règles de confidentialité pour l’ensemble des données personnelles gérées par l’association.

Ceci implique :

• l’obligation de ne pas accéder ou chercher à accéder à des données qui ne sont pas strictement nécessaires à l’exécution de leurs missions ;

• l’interdiction de divulguer ou de permettre l’accès, sans accord des propriétaires, à des données personnelles dont ils ont connaissance hors ce qui est nécessaire à l’exercice de leurs missions.

7. La durée de conservation des données

Les données d’identification

Les données d’identification des personnes participant ou ayant participé aux activités de Latitude Jeunes, sont conservées pour la durée nécessaire, sauf avis contraire exprimé par écrit par le propriétaire des données ou ses représentants légaux, aux fins :

• de certifier la réalité de leur participation aux activités ;

• de la réalisation des prestations et missions convenues (marchés publics,…) ;

• du suivi de leurs mandats ;

• du suivi de leur demande de participation à des activités de Latitude Jeunes ;

• de contrôles des activités par les pouvoirs subsidiants.

Données relatives aux frais de participations et aux défraiements

Ces données sont conservées jusqu’à prescription des dettes éventuelles.

Données médicales

Les données médicales sont conservées pour le temps nécessaire au traitement des activités auxquelles elles se rapportent.

8. Les droits reconnus aux propriétaires des données

Conformément à la législation, vous avez le droit d’obtenir confirmation que vos données sont traitées par Latitude Jeunes ASBL et le droit d’y accéder.

Pour autant que vos droits n’entrent pas en contradiction avec les obligations légales auxquelles est soumise Latitude Jeunes ASBL, vous avez également le droit, pour les données qui vous concernent, de :

• demander la rectification de toute donnée inexacte ou incomplète ;

• demander la suppression de toute donnée ;

• vous opposer au traitement d’une donnée ;

• d’exercer votre droit à l’oubli numérique (droit d’effacement) ;

• demander la limitation de traitement de vos données ;

• ne pas être soumis à une décision automatisée.

9. Le DPO

Le DPO est joignable via l’adresse mail 300.privacy@solidaris.be avec la mention « Latitude Jeunes » ou via courrier adressé Place St-Jean, 1-2, 1000 Bruxelles.

10. Autorité de contrôle

Depuis le 25 mai 2018, l’Autorité de protection des données (APD) est le successeur de la Commission de la protection de la vie privée. L’APD est un organe de contrôle indépendant chargé de veiller au respect des principes fondamentaux de la protection des données à caractère personnel.