Conditions générales
Stages de Brabant Bruxelles

1. Généralités

Nous reviendrons vers vous rapidement pour vous confirmer s'il reste de la place pour le stage demandé.

Dès confirmation, nous vous demanderons de faire le paiement de la somme totale des semaines souhaitées.

Après la demande d'inscription, la place est réservée pendant 5 jours.

L’inscription est définitive après le paiement de la somme totale du stage choisi. Vous recevrez alors tous les documents à compléter.

En cas de non-paiement dans les 5 jours, l'inscription sera automatiquement annulée. Votre place n'est donc plus réservée.

La fiche technique avec toutes les informations (adresse, heures, à prendre avec soi, règlement, etc.) vous sera envoyée 1 mois avant le premier jour du stage et une fois la totalité du paiement reçu.

Pour les organisations qui collaborent avec le SAJ, SPJ, CPAS et autres : Veuillez faire l'inscription via le formulaire et complétez cette phrase à rajouter dans 'remarque' : "Notre organisation ... (nom de l'organisme) collabore avec le ... (SAJ/SPJ/CPAS/autre)".

2. Inscription et paiement

L'inscription à nos stages non-résidentiels se fait de la façon suivante : pré-inscription via notre formulaire en ligne en indiquant les informations nécessaires. Une confirmation sera envoyée avec la demande de payer par virement bancaire la totalité du stage dans les 5 jours.

Le nombre de places disponibles est limité. Les inscriptions seront prises en considération dans l'ordre de la date de réception des paiements.

L'organisateur adressera une confirmation écrite de l'inscription, dans les quinze jours suivant la réception du paiement.

En payant le montant demandé, le participant marque son accord avec les conditions générales qui sont d'application lors de nos activités.

Un étalement de paiement est possible, uniquement via une demande écrite. Le solde du stage doit être acquitté au plus tard 30 jours avant le début de l'activité.

Le paiement se fait directement par virement bancaire

3. Annulation par le participant

ou par son responsable légal, si mineur

Le participant (ou son responsable légal si mineur) est tenu d'aviser immédiatement l'organisateur de l'annulation et de lui adresser une confirmation écrite. La date de réception de l'annulation écrite sera la date de l'annulation.

En cas d’annulation par le participant et quel que soit le délai, les motifs justifiant un remboursement intégral sans frais des journées d’absence sont : le certificat médical (maladie, accident, hospitalisation); l’attestation funéraire pour décès d’un proche jusqu’au second degré; tout autre justificatif écrit à l’appréciation de la direction.

Une annulation hors motif ci-dessus entraine l’obligation de payer les frais suivants :

• à + de 31 jours calendrier avant la date de l’activité : une somme forfaitaire de 15€ de frais de dossier

• entre 30 et 15 jours calendrier avant la date de l’activité : 25% du prix de base

• entre 14 et 8 jours calendrier avant la date de l’activité : 50% du prix de base

• dans les 7 jours calendrier précédents le début de l’activité ou le 1er jour de l’activité ou pendant l’activité : 100% du prix de base

L'organisateur se réserve le droit d'annuler l'activité, par écrit, jusqu'à 21 jours avant le début de l'activité si le nombre minimum préconisé de participants n'est pas atteint. Dans ce cas, l'organisateur remboursera immédiatement les sommes déjà reçues sans que le participant puisse faire valoir de droit à une quelconque indemnité.

4. Plaintes

Le participant est tenu d'aviser immédiatement, de façon appropriée et pouvant servir de preuve, le responsable de l'activité désigné par l'organisateur de toute plainte éventuelle afin de permettre d'y remédier.

Dans le cas où une plainte n'aurait pas pu être solutionnée de façon satisfaisante sur place, le participant est tenu, sous peine de non recevabilité, d'adresser sa plainte, au moyen d'une lettre recommandée à la poste, à l'organisateur et ce, dans un délai d'un mois suivant la fin de l'activité.

5. Programme

Les programmes des stages repris dans la brochure des vacances se basent sur les informations en notre possession au moment de la publication. Des circonstances imprévisibles peuvent nous contraindre à modifier les programmes. Les éventuelles majorations de prix sont alors à charge du participant, lequel peut toutefois annuler sans frais si ces augmentations dépassent de 10% le prix indiqué initialement.

6. Révision du prix

Le prix pourra être revu, dans un délai jusqu'à 20 jours calendrier avant la date du départ, pour autant que la révision du prix soit la conséquence d'une modification de 10% au moins :

• des cours de change se rapportant au voyage et/ou

• des frais de transport, en ce compris les frais du carburant et/ou

• des droits et taxes dus pour certains services.

7. Circonstances indépendantes de notre volonté

Pour toutes les situations imprévues, telles que perturbations durant le trajet, grèves, ... nous ne pouvons être tenus responsables. Tous les frais supplémentaires de transport ou de séjour sont alors à charge du participant. Dans la mesure de ses possibilités, l'organisateur interviendra naturellement afin d'obtenir de la part des responsables la réparation des dommages causés.

8. Exclusion

L'organisateur se réserve le droit de refuser l'inscription de personnes, pour des motifs qui lui sont propres. De même, l'organisateur se réserve le droit d'exclure de toute participation ultérieure à des initiatives de l'activité ainsi que de renvoyer chez lui et à ses propres frais, tout participant qui, selon l'appréciation des responsables désignés par l'organisateur, entrave l'esprit de groupe.

L'organisateur s'accorde le droit d'envoyer éventuellement un médiateur sur place en cas de problème. Les frais occasionnés (déplacement et hébergement) seront à charge des participants perturbateurs.

9. Cessibilité

Le participant peut céder son activité, jusqu'à 5 jours avant le début de l'activité, à une tierce personne pour laquelle l'organisateur aura explicitement marqué son accord. Ce droit de cessibilité du participant ne s'applique pas dans le cas d'un voyage en avion, les places étant nominatives

10. Responsabilité

Tout accident survenu à l'occasion et au cours d'une activité, et susceptible d'engager éventuellement la responsabilité civile de l'organisateur, sera communiqué immédiatement de façon appropriée et pouvant servir de preuve au responsable de l'activité désigné par l'organisateur et sera également confirmé par écrit, au moyen d'une lettre recommandée à la poste, au plus tard dans une période d'un mois suivant la fin de l'activité.

L'organisateur ne peut être tenu responsable de la perte, le vol ou les dégâts aux objets appartenant au participant.

Le déplacement vers et au retour du point de rassemblement se fera aux risques et aux frais du participant.

Le participant est responsable des dégâts occasionnés par sa faute et qui portent préjudice à l'organisateur ou aux responsables de l'activité désignés par l'organisateur.

La notion de faute sera jugée par rapport au comportement normal d'un participant.

11. Mineurs d'âge

Le père, la mère ou le tuteur de participants mineurs d'âge devront signer une déclaration par laquelle ils marqueront leur accord pour la participation de leur enfant à l'activité et par laquelle ils autoriseront l'organisateur à prendre toute mesure nécessaire dans l'intérêt de l'enfant.

12. Documents de voyage

Au moment de l'activité, les participants doivent être en possession de leur carte d'identité et si nécessaire de leur passeport, visa... ainsi que de tous les documents légaux. En cas de non respect de ces prescriptions, le fautif est lui-même responsable pour tous les inconvénients qui pourraient s'ensuivre.

L'organisateur ne remboursera pas l'activité dans un de ces cas là.

13. Assurances

Par voyage, il est souscrit auprès de Ethias s.a., une assurance assistance voyage et frais médicaux (attention : une franchise de 50 EUR). L'inscription à l'activité implique que le participant accepte les conditions reprises dans ladite police d'assurance.

Le participant pourra, sur simple demande, venir prendre connaissance de ladite police d'assurance dans les bureaux de l'organisateur et, s'il le souhaite, en obtenir une copie.

14. Maladie

Tous frais médicaux, résultant de maladie durant l'activité, sont à charge du participant.

Ces frais doivent être payés sur place ou lui seront réclamés après l'activité.

15. GSM et téléphone

Le GSM est à proscrire pendant les vacances enfantines. En cas d'urgence, nous demandons aux responsable du vacancier de contacter Latitude Jeunes Brabant. Pour les activités à partir de 11 ans, les participants peuvent prendre leur GSM mais le service jeunesse décline toute responsabilités en cas de casse, perte ou vol. Il se doit bien entendu que le participant ne doit pas prendre son GSM pendant les activités proposés par l'équipe d'animation.

Un accord doit se faire avec le responsable de l'activité.

16. Litiges

Les Tribunaux et les Cours de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles seront seuls compétents pour tout litige éventuel.

17. Renseignements

Latitude Jeunes Brabant
Rue des Moineaux 17-19, 1000 Bruxelles
02 546 15 65 • 02 546 15 69

Politique de confidentialité

En tant que responsable du traitement des données, Latitude Jeunes ASBL (nommée Latitude Jeunes ou encore l’association dans le présent écrit) récolte un certain nombre de données à caractère personnel auprès de ses volontaires, de ses employés, de ses membres, des usagers des services qu’elle propose et de ses partenaires. Ces données sont traitées dans la mesure nécessaire à la gestion de leur participation aux activités organisées par Latitude Jeunes ou en partenariat avec Latitude Jeunes et de leur relation administrative et juridique avec elle. Les données en question ne sont traitées qu’en vue de satisfaire l’objet social de l’association et les finalités limitativement énumérées dans le présent document.

1. Utilisation des données

Ainsi, l’association peut être amenée à utiliser les données d’identification de ses volontaires, de ses employés, de ses membres, des usagers des services qu’elle propose et de ses partenaires (nom, prénom, âge,  adresse, e-mail, téléphone, numéro de registre national, numéro d’affiliation Solidaris, association ou organisme) afin de leur transmettre directement des informations utiles relatives :

• aux activités et évènements liés aux projets de Latitude Jeunes ou organisés en partenariat avec Latitude Jeunes;

• aux activités et manifestations culturelles et sociales organisées par Latitude Jeunes ou soutenues par elle ;

• aux offres d’emploi en rapport avec Latitude Jeunes ;

2. Obligations légales

Afin de respecter ses obligations légales, Latitude Jeunes est tenue de communiquer certaines données à plusieurs tiers. Latitude Jeunes ne communique que les données strictement nécessaires à l’exécution de ces obligations.

L’association est susceptible de transmettre des données vers l’Office National de l’Enfance (O.N.E.) et la Fédération Wallonie-Bruxelles.

3. Inscription : formulaire papier et web/application

Afin de valider la possibilité d’octroyer un tarif préférentiel, Latitude Jeunes interroge le service Assurance Complémentaire de la mutualité Solidaris Wallonie ou de la Fédération des Mutualités Socialistes du Brabant afin de vérifier si le jeune inscrit est bénéficiaire des avantages. Dans ce cadre, Latitude Jeunes communique à ce service les données d’identification de l’enfant (numéro de registre national, nom, prénom).

4. Communication des données après accord

Latitude Jeunes ne communique aucune donnée à caractère personnel à des tiers sans le consentement des personnes concernées. Latitude Jeunes a identifié des catégories de tiers qui, moyennant l’accord de la ou des personnes concernées, pourraient éventuellement se voir communiquer des données personnelles d’identification (nom, prénom, adresse, e-mail, téléphone, association ou organisme). Il s’agit de :

• Partenaires de Latitude Jeunes afin de mener des projets en collaboration

• Presse et média dans le cadre d’interview/de témoignages

Afin de respecter le consentement de la personne ou de l’association concernée par une demande de contact par un tiers (par exemple pour des demandes d’interview, de témoignages, d’interventions hors du cadre des missions de la Latitude Jeunes), il sera de règle que les coordonnées du tiers demandeur soient transmises à la personne ou à l’association en question. Celle-ci pourra donc décider de prendre contact ou non avec ce tiers. Exceptionnellement, les coordonnées de la personne ou de l’association pourraient être transmises à un tiers mais seulement avec l’accord écrit de celle-ci. La personne ou l’association est en droit de retirer son accord à tout moment moyennant communication écrite.

5.  Quelles données sont traitées et pourquoi ?

Pour les raisons ci-dessus indiquées, Latitude Jeunes ASBL peut traiter vos données :

• d’identification : nom, prénom, sexe, nationalité, numéro de registre national, adresse, numéro de téléphone…

• relatives aux frais de participation et aux défraiements

• médicales

Les informations collectées par Latitude Jeunes ASBL nous aident à confirmer l’identité, à contacter, à mieux comprendre, à soutenir et à garantir la sécurité de nos participants et nous permettent d’apporter des améliorations continues à notre site internet. Nous pouvons également utiliser ces informations à des fins de marketing, par exemple pour vous envoyer une newsletter ou vous informer sur nos actions ou concours éventuels.

Latitude Jeunes transmet également des données d’identification vers les tiers subsidiants afin de rencontrer les exigences d’éligibilité à l’obtention de subsides de fonctionnement.

6. Les personnes habilitées à accéder aux données et à les utiliser

Les types de données énumérées ci-dessus ne sont accessibles qu’aux employé·e·s de Latitude Jeunes ASBL et à certain·e·s volontaires dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions.

Tous les membres du personnel et bénévoles Latitude Jeunes sont, par ailleurs, strictement tenus au respect des règles de confidentialité pour l’ensemble des données personnelles gérées par l’association.

Ceci implique :

• l’obligation de ne pas accéder ou chercher à accéder à des données qui ne sont pas strictement nécessaires à l’exécution de leurs missions ;

• l’interdiction de divulguer ou de permettre l’accès, sans accord des propriétaires, à des données personnelles dont ils ont connaissance hors ce qui est nécessaire à l’exercice de leurs missions.

7. La durée de conservation des données

Les données d’identification

Les données d’identification des personnes participant ou ayant participé aux activités de Latitude Jeunes, sont conservées pour la durée nécessaire, sauf avis contraire exprimé par écrit par le propriétaire des données ou ses représentants légaux, aux fins :

• de certifier la réalité de leur participation aux activités ;

• de la réalisation des prestations et missions convenues (marchés publics,…) ;

• du suivi de leurs mandats ;

• du suivi de leur demande de participation à des activités de Latitude Jeunes ;

• de contrôles des activités par les pouvoirs subsidiants.

Données relatives aux frais de participations et aux défraiements

Ces données sont conservées jusqu’à prescription des dettes éventuelles.

Données médicales

Les données médicales sont conservées pour le temps nécessaire au traitement des activités auxquelles elles se rapportent.

8. Les droits reconnus aux propriétaires des données

Conformément à la législation, vous avez le droit d’obtenir confirmation que vos données sont traitées par Latitude Jeunes ASBL et le droit d’y accéder.

Pour autant que vos droits n’entrent pas en contradiction avec les obligations légales auxquelles est soumise Latitude Jeunes ASBL, vous avez également le droit, pour les données qui vous concernent, de :

• demander la rectification de toute donnée inexacte ou incomplète ;

• demander la suppression de toute donnée ;

• vous opposer au traitement d’une donnée ;

• d’exercer votre droit à l’oubli numérique (droit d’effacement) ;

• demander la limitation de traitement de vos données ;

• ne pas être soumis à une décision automatisée.

9. Le DPO

Le DPO est joignable via l’adresse mail 300.privacy@solidaris.be avec la mention « Latitude Jeunes » ou via courrier adressé Place St-Jean, 1-2, 1000 Bruxelles.

10. Autorité de contrôle

Depuis le 25 mai 2018, l’Autorité de protection des données (APD) est le successeur de la Commission de la protection de la vie privée. L’APD est un organe de contrôle indépendant chargé de veiller au respect des principes fondamentaux de la protection des données à caractère personnel.